ЭЦП: что это такое и как ее получить в 2024 году

Цифровые технологии стали значимой частью жизни современного человека, и с каждым годом они все глубже проникают во все ее сферы. Границы деятельности людей расширяются, все чаще наблюдаются взаимодействия с компаниями и контрагентами, находящимися в других городах и странах. Расширение возможностей и предопределило необходимость создания ЭЦП (электронной цифровой подписи). Именно она позволяет заверять документы на расстоянии. Разберемся, что это такое, кому нужна ЭЦП в 2024 году, как она устроена, где ее сделать и что для этого нужно.

Вас заинтересует: Как платить за границей в 2024 году: все способы оплаты

Что такое ЭЦП

Подпись — своеобразный идентификатор человека. Ее проставление под любым текстом придает ему юридическую силу или подтверждает достоверность. Сегодня бумажный документооборот используется все реже, и из-за этого процедура подписания бумаг сильно изменилась. Обычная рукописная подпись используется все реже, и можно предположить, что уже совсем скоро она вовсе станет “рудиментом”.

Как же подписывать документы? С 2011 года работает закон 63-ФЗ “Об электронной подписи”. Она выглядит не так, как рукописная, и представляет собой зашифрованную последовательность символов (цифр и букв) и полностью заменяет используемую ранее, позволяет завизировать любой электронный документ.

Нормативно-правовая база

Правовое регулирование создания и применения ЭП (ранее ЭЦП) обеспечивает Федеральный Закон  №63. Он рассказывает о принципах использования и видах подписи, а также поясняет, зачем она нужна. В нем прописаны удостоверяющие центры, которые имеют право создавать и выдавать ЭЦП.

В статье раскрыты основные понятия, относящиеся к ЭП:

1. Сама электронная подпись представляет собой информацию в электронном виде, которая присоединяется к документу при подписании. Она идентифицирует гражданина, подписавшего бумагу.
2. Сертификат ключа ЭП — документ, который может быть представлен как в электронном виде, так и на бумажном носителе. Его выдают владельцу ЭП при получении, и он используется для подтверждения факта принадлежности подписи конкретному лицу.
3. Ключ ЭЦП — уникальная, неповторяющаяся комбинация символов, создающая электронную подпись.

При оформлении цифровой подписи в удостоверяющем центре физическое или юридическое лицо получает инструкцию, разъясняющую правила применения инструмента. Для его использования потребуется установке программ на устройство, с которого будет применяться подпись. В качестве отдельного переносного устройства для использования ЭП может применяться переносной токен, который по виду напоминает обычную флешку.

Как устроена электронная цифровая подпись

С технической точки зрения электронная подпись — это набор сведений в цифровом формате. Эти сведения присоединяются к документу при его подписании. В самом документе ЭЦА выглядит как набор символов, штамп с печатью. В отдельных случаях она может быть невидима.

Законом также определено понятие метки доверенного времени. Она представляет собой сведения в электронном виде о том, когда был подписан отчет, акт или прочее. Ее создает и проверяет третья сторона, которой выступает удостоверяющий центр или оператор информационной системы.

Виды электронных подписей

Электронные подписи бывают нескольких видов:

• простая (ПЭП);
• усиленная неквалифицированная (НЭП);
• квалифицированная (КЭП).

В зависимости от вида изменяются возможности доступа.

Простая

Простая электронная подпись (ПЭП) представлена в виде комбинации логина и пароля. Именно она подтверждает, что сообщения или запросы отправлены конкретным лицом. Сообщение с простой электронной подписью может приравниваться к бумажному документу только по предварительной договоренности в предусмотренных законом случаях.

Используя простую электронную подпись можно совершать онлайн-покупки и делать переводы. Клиент банка, входящий в приложение с помощью логина или пароля, а также человек, подтверждающий оплату с помощью кода из СМС, используют ПЭП. Согласно с условиями договора с банком, подобная процедура идентификации является аналогичной подписанию бумаг личной подписью.

Еще простая подпись позволяет подтвердить обращение в органы власти или подписать заявку на услуги. Подобной операцией является подача документов на налоговый вычет в ЛК на сайте налоговой службы.

Недостатком простой электронной подписи является ее уязвимость. Из-за этого ее нельзя использовать для работы с коммерческой или государственной тайной. Если человек работает с финансовыми или имущественными документами, ее использование также не рекомендовано. Простая электронная подпись не гарантирует, что документ не был изменен. Также невозможно понять, кто конкретно его подписал. В спорных случаях дело рассматривается районным или арбитражным судом.

Усиленная неквалифицированная

Неквалифицированная электронная подпись гораздо сложнее, она формируется специальными программами шифрования. Подделать ее невозможно или очень сложно. НЭП информирует о том, какой человек подписал документ, в какое время он это сделал, и какие изменения были внесены после этого.

Такая подпись используется во внутреннем документообороте компаний. Ее используют для визирования писем, приказов, кадровых документов, распоряжений. С помощью НЭП также подписывают договора, контракты, отчеты. Использование усиленной неквалифицированной подписи в перечисленных случаях возможно, если стороны заключили между собой соглашение о доверии электронным документам.

НЭП может быть сгенерирована внутри компании с помощью специальных сервисов. Она не контролируется со стороны государства, выдать ее может кто угодно. Примечательно, что документы, подписанные таким способом, чаще всего применяются только внутри самой компании или между ее дочерними предприятиями. Все споры, связанные с процедурами подписаний, также разрешаются внутри организаций. Поскольку процедура присвоения НЭП не контролируется государством, судебные инстанции не принимают участия в спорах, связанных с ними.

Квалифицированная

Квалифицированная электронная подпись является самой надежной. Она подтверждается электронным сертификатом, бумажным или цифровым документом, отвечающим требованиям ФСБ. Программа, предназначенная для работы с такими подписями, также имеет специальные сертификаты.

Квалифицированную подпись физические лица, а также доверенные лица организаций и индивидуальные предприниматели могут получить в удостоверяющих центрах — организациях, прошедших сертификацию и аккредитацию в Минкомсвязи и имеющие разрешение на выдачу сертификата электронной подписи.

Ключевое отличие квалифицированной электронной подписи в том, что ее целостность дополнительно можно проверить по двум параметрам. Например, можно определить в списках недействительные сертификаты. Эти списки есть на сайте удостоверяющего центра. Сверка поможет уточнить, была ли подпись действительна во время ее использования. Также для КЭП характерен штамп времени. Он указывает на время подписания документа и позволяет узнать, имел ли подписант в это время полномочия. Всего в несколько шагов можно выяснить, не была ли подпись украдена, просрочена или потеряна. КЭП действует всего один год, поэтому ее обладатели должны следить за временем и своевременно заказывать перевыпуск.

Квалифицированные электронные подписи надежно защищены, их практически невозможно взломать, потому что эта процедура требует слишком много вычислительных ресурсов. Если человек теряет КЭП, об этом он информирует удостоверяющий центр и тот отзовет сертификат. Обратить внимание стоит и на то, что передавать право использования собственной электронной подписи нельзя. Если о передаче узнает удостоверяющий центр, налоговая или другие органы, подпись будет аннулирована (ее сочтут скомпрометированной).

Таким образом, электронную подпись можно использовать в любых операциях с электронными документами. КЭП абсолютно официальна, ее используют арбитражные и районные суды, налоговые службы и другие инстанции. Квалифицированная подпись чаще всего применяется для подписания счет-фактуры, деклараций и договоров.

Зачем нужна электронная подпись

Переход на ЭП — это довольно удобно, и, по сути, каждый рядовой гражданин России практически ежедневно использует ПЭП. Она создается автоматически во время регистрации на сайтах и при совершении покупок с банковской карты. Код, который присылает банк на мобильный телефон, является такой подписью.

С НЭП и КЭП сложнее, но они просто необходимы для ИП и владельцев малого бизнеса. Благодаря их использованию можно освободить время и избавиться от необходимости личного посещения налоговой и других госструктур.

НЭП

Возможности НЭП довольно ограничены. Такая подпись позволяет отправлять некоторые бухгалтерские отчеты и вести документооборот внутри одной компании или с контрагентами. Но списывать этот вариант подписи со счетов не стоит. Если разобраться, НЭП позволяет удешевить делопроизводство, сократить расходы на оплату труда курьеров и время сотрудников. Если компания работает с другой фирмой, находящейся в другом городе или области, число поездок с помощью такого ключа можно существенно сократить.

КЭП

Квалифицированная электронная подпись — полная замена рукописной. Документы, подписанные рукой и КЭП, имеют абсолютно одинаковую силу.

КЭП требуется для сдачи отчетности и входа в аккаунт в определенных сервисах:

• ФНС;
• СФР;
• ФСС;
• отчетность ЕГАИС ФСРАР;
• ЕФРСБ (единый реестр сведений о банкротстве);
• ЕФРСФДЮЛ (реестр малого бизнеса и ИП);
• ЦБ РФ;
• Росимущество;
• Роскомнадзор;
• “Мой Арбитр”.

С помощью КЭП можно участвовать в интернет-торгах и процедурах госзакупок. Также можно подавать заявление на обучение в ВУЗы. Иностранные КЭП также являются действительными в России.

Что такое сертификат ЭЦП

Сертификат электронной подписи представляет собой документ на бумажном или цифровом носители, который подтверждает действительность КЭП и ее принадлежность конкретному лицу, ИП или ООО. Сертификат предоставляют удостоверяющие центры, которые выступают гарантами подлинности и правомерности данных.  Сертификат ЭЦП содержит данные владельца, срок действия подписи и публичного ключа.

Для использования сертификат ЭЦП необходимо импортировать в программное обеспечение, которое будет выполнять проверку подписи. Без сертификата подпись не может быть проверена — этот нюанс подчеркивает важность его использования в процессе работы с КЭП.

Сертификат ключа проверки включает:

• ключ проверки ЭП;
• наименование криптопровайдера;
• наименование УЦ, выдавшего сертификат;
• сведения об ограничениях использования КЭП.

Как и где сделать НЭП

Любой желающий, который считает, что ему нужна электронная подпись, может ее оформить. Алгоритм действия для физических лиц и индивидуальных предпринимателей несколько отличается. Разберемся, как получить ее в каждом случае.

Физические лица

Физическим лицам доступен любой вид электронной подписи. Для ее оформления проще всего обратиться в МФЦ, расположенный недалеко от места жительства и подать заявку. Для этого потребуются такие документы:

• заявление на выпуск сертификата;
• паспорт гражданина РФ;
• страховое свидетельство;
• ИНН.

Сертификат в МФЦ будет выдан бесплатно. Еще один вариант получения электронной подписи — портал “Госключ”. Для этого нужно иметь подтвержденный профиль на Госуслугах, загранпаспорт с чипом и смартфон с NFC. С помощью цифровой подписи можно верифицировать различные документы на Госуслугах и других сервисах, которые являются партнерами Госключа.

Это были бесплатные варианты, доступные физическим лицам. Для получения ЭП также можно обратиться в удостоверяющий центр. За получение электронной подписи физическим лицам придется уплатить 1000 рублей. При получении токена стоимость увеличивается до 2500-3500 рублей (окончательная цена зависит от прайса на услуги конкретного УЦ и типа ЭЦП).

Индивидуальные предприниматели

Предпринимателям для получения электронной подписи придется лично обратиться в удостоверяющий центр. Актуальные адреса учреждений, имеющих лицензию на выдачу ЭП, представлены на сайте Минцифры. Подать заявку можно очно и онлайн.

Список документов будет следующим:

• заявление на выпуск сертификата;
• паспорт гражданина РФ;
• страховое свидетельство;
• ИНН;
• выписка из ЕГРИП.

Стоимость сертификата различается в разных регионах России. В Москве услуга обойдется в 2000-3000 рублей, в регионах дешевле. После проведения платежа ЭП привяжут к токену, за который придется уплатить не менее 2500 рублей. После этого электронная подпись обретает силу и становится легитимной.

Самозанятые

Специального алгоритма оформления электронной подписи для самозанятых нет. Им следует обратить внимание на инструкцию, как сделать подпись физическим лицам и придерживаться заданного алгоритма. Для получения подписи потребуется такой же набор документов.

Пошаговая инструкция для выпуска КЭП

Получить квалифицированную электронную подпись можно несколькими способами. Если КЭП необходима для налоговых служб, использующих токены формата USB Тип-А (Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ и другие), заявление можно подать:

• в ФНС при личном обращении;
• онлайн на сайте.

Для подачи заявления потребуются такие  документы:

• паспорт гражданина РФ;
• токен;
• страховое свидетельство.

Для подачи заявки онлайн нужно:

• перейти на сайт ФНС и авторизоваться;
• зайти в раздел “Заявление на получение КЭП”;
• поля заявки будут заполнены автоматически, на основании данных, указанных в личном кабинете.

Для получения электронной подписи и сертификата при подаче заявки онлайн придется лично посетить ФНС в выбранное время. С собой нужно иметь личные документы и токен, для записи информации на него.

Обращаем внимание на то, что не все отделения ФНС оказывают такую услугу.

Виды носителей электронной подписи

Электронная подпись не является физическим объектом. Это цифровой сертификат или файл с метаданными, которые следует беречь от доступа третьих лиц, поэтому хранить его на флешке или на компьютере не следует. Чтобы всегда иметь доступ к электронной подписи, необходим носитель —  токен, смарт-карта или сим-карта.

Токен

Токен выглядит как стандартная флешка, но он имеет специальную защиту — без специального пароля из 8 и более символов, воспользоваться им будет невозможно. Даже при наличии пароля скопировать с него подпись нельзя — информация защищена.

Смарт-карта

Смарт-карта – пластиковая карточка, такого же размера как банковская. В нее встроен специальный чип с данными. Пользоваться ей очень просто, достаточно поднести смарт-карту к бесконтактному приемнику или вставить в терминал. Карта защищена от мошеннических действий с помощью криптографии. В случае ее утери мошенники не получат доступ к данным, они не смогут их расшифровать.

Сим-карта

Если человек обменивается документами через смартфон или планшет, такой носитель электронной подписи будет предпочтительнее. Он выглядит как обычная сим-карта, а выпускают его операторы мобильной связи.

Сегодня возможности сим-карта как носителей электронной подписи ограничены. Ставить на них можно только неквалифицированную, поэтому ее нельзя считать полноценным конкурентом носителям, описанным выше.

Преимущества и недостатки ЭЦП

Электронная подпись необходима для экономии времени и ресурсов. Пока она не полностью заменила рукописную, но, вероятно, в скором будущем это произойдет. Переход на электронный документооборот в 2024 году — необходимость, которая продиктована прогрессом и отказаться от него будет невозможно.

Вас заинтересует: 11 проверенных способов увеличить свой доход в 2024 году?

Часто задаваемые вопросы

В завершении публикации ответим на распространенные вопросы, которые могут остаться после прочтения материала.

Задать вопрос

Сергей Толкачев

Специалист по финансам и кредитам. Образование: ИЭУиП Финансы и кредит. Банковское дело. Опыт работы в МФО и банках России более 5 лет. Пишу статьи по финансам более 5-х лет.

Задать вопрос