Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году

Руководители организаций достаточно часто любят принимать на работу, требующую разъездов, человека с личным автомобилем. Для самой компании это как минимум проще — не требуется приобретать и держать на балансе транспортные средства. Расходы на транспорт сводятся к компенсации ГСМ и амортизации автомобиля работника. Напомним, как начисляется компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году, в каком порядке производятся выплаты согласно закону, облагаются ли они НДФЛ.

Как правильно оформить компенсации за использование личного автомобиля сотрудника

Если организация стремится к соблюдению всех норм закона, отношения с работником, который будет использовать личный транспорт по службе, необходимо правильно оформлять. Все должно быть правильно оформлено в соответствии с бухгалтерским и налоговым учетом.

Есть три основных способа закрепить в виде договора использование автотранспорта сотрудника:

Эксплуатация личного автомобиля работника в служебных целях подразумевается его трудовым договором с организацией. Это прямо прописывается как один из пунктов договора.
Можно составить отдельный договор — на аренду организацией автомобиля работника.
Если личный транспорт работника не используется в служебных целях постоянно, а нужен на один-два раза, правильнее всего составить договор на разовое оказание услуг по перевозке.

Что входит в компенсацию использования личного транспорта в служебных целях

Закон подразумевает, что работодатель в такой ситуации компенсирует работнику все расходы, которые связаны с эксплуатацией личного авто в служебных целях:

Затраты на ГСМ.
Оплата ремонта в случае возникновения технической неисправности.
Оплата услуг парковки и мойки автомобиля в служебное время.

Поскольку выплата компенсации не облагается НДФЛ и страховыми взносами, компания должна быть готова к возможным налоговым проверкам.

Для того, чтобы у проверяющих от ФНС не возникло вопросов, нужно иметь на случай проверки такие документы:

Один из трех видов договора, в котором работодатель и работник договорились об использовании транспорта последнего.
Копия техпаспорта на автомобиль, где указано, что работник является его собственником.
Справка-расчет с суммой компенсации. Она составляется на основании чеков, накладных, квитанций и прочих документов, которые подтверждают расходы на эксплуатацию автомобиля по службе.
Приказ руководства о компенсации затрат работника на эксплуатацию автомобиля.

Как рассчитывается сумма компенсации

На какую сумму компенсации договорятся работодатель и работник — это только их дело. Какой-то единой методики расчета нет. Тем не менее, желательно, чтобы такая методика присутствовала в документах конкретной организации. Опять же, для того, чтобы налоговые органы понимали, почему именно такая сумма была передана работнику без уплаты налогов и страховых взносов.

Методика должна учитывать амортизацию и срок использования автомобиля, а также интенсивность его эксплуатации.

Обычно используется два вида методики расчета компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях:

работник получает фиксированную сумму компенсации за ГСМ и амортизацию каждый месяц,
в компании установлена собственная расценка за 1 км пробега личного автомобиля в рабочих целях, а работник отчитывается о километраже.

Если речь идет о компенсации за километраж, можно ориентироваться на аналогичные суммы компенсации других компаний или расценки служб такси.