Как рассчитать среднесписочную численность работников

Что такое среднесписочная и для чего она рассчитывается. Как рассчитать среднесписочную численность работников и куда направить отчёт.

Что такое среднесписочная и зачем она нужна?

Всем бухгалтерам известно определение среднесписочной численности работников (ССЧ). Насколько простой для понимания, настолько непростой в работе параметр отчётности (хотя что в работе бухгалтера так уж просто и не требует предельной внимательности к деталям и дотошности к каждой мелочи?). Благо, если бы среднесписочная была нужна исключительно для статистики, но эта отчётность предельно важная для правильного начисления налогов. Именно она, к примеру, подтверждает право  предпринимателя пользоваться упрощённой системой налогообложения или уплаты упрощённого налога — ЕНВД. К тому же, среднесписочная — вечный новогодний спутник бухгалтера, ведь это самый первый отчёт, направляемый в налоговую инспекцию в новом году. Словом, это исключительно важный вид отчётности, и уметь правильно рассчитывать его входит в список обязанностей бухгалтера каждой фирмы.

Кем направляется отчёт о среднесписочной численности работников, куда и в какой срок

Налоговый кодекс России обязывает делать отчёт о ССЧ любые организации и ИП, исключение сделано лишь для ИП без работников. Для такого отчёта существует специальная форма, утверждённая приказом ФНС от 29.03.2007 года. При этом для тех организаций, ССЧ в которых более ста человек, существует обязательное правило подавать отчёт только в электронной форме. Тем же, чья ССЧ менее ста человек, правило не столь строгое — они имеют возможность выбрать удобную для себя форму отчёта, электронную либо бумажную.

Данный вид отчёта направляется ежегодно, крайний срок — 20 января. Впрочем, есть и два исключения. Первое — если организация только что создана и зарегистрирована в налоговом органе, она обязана будет направить такой отчёт в следующем месяце до 20 числа. Второе исключение касается организаций, которые, напротив, прекращают свою деятельность. Они должны будут подать заключительный отчёт по ССЧ не позднее официального дня собственной ликвидации.

Отчёт по ССЧ направляется в налоговые органы, отвечающие за территорию, где имеет регистрацию организация (то есть где находится её юридический адрес). ИП направляют его в налоговую инспекцию по своему месту жительства. При этом если отчёт имеется в электронной форме, его достаточно отправить по интернету. Личное присутствие не обязательно и для бумажного вида отчёта — допускается отправка обычной почтой ценным письмом.

Как рассчитывается среднесписочная численность работников

Расчёт ССЧ сам по себе не столь сложен, однако, он требует строгого ежедневного учёта работы сотрудников в течение всего года, а также предельной внимательности бухгалтера при проведении подсчётов, поскольку формула для расчётов хотя и не сложна, но она при этом многоступенчата, и ошибка на одном из этапов расчёта может привести к неверному итогу.

Как рассчитать среднесписочную численность работников

Мы отметили, что формула для расчётов многоступенчатая. В принципе, не так важно, рассчитываем мы ССЧ за весь год целиком или за какую-то часть года. Смысл всегда в том, что в первую очередь нам нужно рассчитать ССЧ для каждого месяца отдельно, а имея данные по всем месяцам, мы с лёгкостью получим искомый результат за рассчитываемый период (весь год либо его часть).

Итак, алгоритм для расчёта ССЧ для каждого отдельного месяца, что составляет период. Обратите внимание, что округлять любые числа допускается только в тех случаях, которые будут оговариваться особо.

1. Сначала произведём расчёт списочной численности работников с полной занятостью для каждого календарного дня каждого месяца. Для рабочих дней это число будет совпадать с общей численностью работников, у которых есть трудовой договор с нашей организацией (учитываем и тех сотрудников, что не вышли на рабочее место по причине заболевания, а также тех, у кого была командировка или отпуск).Исключаем из расчёта:- внешних совместителей;
   — сотрудников в декретном отпуске;
   — сотрудников на сессии в учебном заведении;
   — сотрудников с неполной занятостью.

   Стоит непременно обратить внимание: сотрудники, которым закон установил сокращённую продолжительность рабочего дня, не должны исключаться из расчёта.

Не берутся в расчёт занятые только по гражданско-правовому договору физические лица.

2. Далее вычисляем ССЧ полностью занятых работников для каждого отдельного месяца, сложив полученные на первом этапе расчёта данные для каждого календарного дня и разделив получившийся результат на общее количество дней в календарном месяце.
3. Делаем расчёт количества часов, что отработали не полностью занятые сотрудники в каждом конкретном месяце.
4. Теперь выясняем ССЧ сотрудников с неполной занятостью в каждом месяце. Для этого нам необходимо сначала перемножить обычную длительность рабочего дня в нашей организации с количеством рабочих дней в месяце. После чего нам потребуется разделить на этот результат количество часов, которое было отработано работниками с неполной занятостью в этом месяце (то есть те данные, что были получены на третьем этапе расчётов).
5. Выясняем ССЧ всех сотрудников для каждого конкретного месяца, просто-напросто сложив результаты 2 и 4 этапов.

Только на этом этапе допускается воспользоваться округлением. Получившийся результат округляем традиционным образом: значение меньше 0,5 убираем, а 0,5 и больше — округляем до целой единицы

6. Последний, самый простой и приятный этап расчётов. Имея результаты для каждого составляющего необходимый для отчёта период месяца, нам нужно будет сложить эти результаты и разделить их на количество месяцев, что составляют период. И, наконец, последний штрих — делаем округление получившегося результата так же, как мы делали это на предыдущем этапе расчётов.

Надеемся, вы с лёгкостью справились с расчётом, и успешный отчёт по ССЧ станет началом успешного года для всего вашего бизнеса.